ACCG Brussels Vlaams-Brabant

Le Défi

ACCG Brussels Vlaams-Brabant (Algemene Centrale - Centrale Générale), un syndicat belge représentant les travailleurs des secteurs de la construction, des services et de l’industrie, faisait face à des défis importants dans deux domaines interconnectés : la gestion et la distribution des informations de contact numériques, et le suivi de la présence des membres aux événements syndicaux.

Le syndicat avait besoin d’un moyen moderne et efficace pour que les délégués et représentants partagent leurs coordonnées professionnelles, tout en fournissant une méthode simple pour que les secrétaires d’événements enregistrent la présence aux réunions et événements syndicaux. Les cartes de visite traditionnelles étaient obsolètes, le suivi manuel de la présence était source d’erreurs, et il n’y avait pas de système centralisé reliant les données des membres à leur participation aux événements.

Problèmes principaux :

• La création manuelle de cartes de contact individuelles était extrêmement chronophage pour plus de 1000 membres
• Aucun système centralisé pour gérer les informations de contact des membres
• La présence aux événements était suivie manuellement sur papier, entraînant des erreurs et des données perdues
• Difficulté à maintenir les informations de contact à jour dans toute l’organisation
• Aucun moyen de vérifier rapidement et de manière fiable la présence des membres aux événements
• Exigences de conformité RGPD pour le traitement des données personnelles des membres
• Les secrétaires d’événements avaient besoin d’une solution mobile qui ne nécessitait pas de matériel spécial

Notre Approche

Nous avons conçu et construit une solution entièrement intégrée combinant la gestion de codes QR cloud-native avec un système de suivi de présence conforme au RGPD. L’architecture utilise le calcul serverless pour le répertoire QR et se connecte de manière transparente à une plateforme d’automatisation low-code pour la gestion des événements.

Phase 1 : Plateforme de Répertoire de Codes QR

Nous avons architecturé une solution serverless sur AWS qui gère tout le cycle de vie des codes QR :

• Interface de recherche pour secrétaires - permettant aux secrétaires de rechercher des membres et de renvoyer des codes QR à la demande lorsque les membres perdent ou ne trouvent pas leur e-mail original
• Tableau de bord administrateur - pour les administrateurs afin de gérer les membres, importer des données et surveiller le système
• Livraison automatisée par e-mail - envoi de codes QR personnalisés directement aux membres

Chaque code QR contient des informations de contact vCard complètes plus un MemberID unique - cet identifiant sert un double objectif : identifier le membre dans le répertoire et permettre le suivi de présence aux événements.

Phase 2 : Génération de Codes QR avec Intégration Événementielle

Le système de génération de codes QR crée des cartes de contact professionnelles et personnalisées avec une capacité de suivi d’événements intégrée :

• Données de contact vCard complètes (nom, titre, téléphone, e-mail, site web)
• Champ MemberID intégré pour l’intégration du scanner
• Encodage des préférences linguistiques pour les communications multilingues
• Branding d’entreprise avec superposition automatique du logo
• Nom du membre affiché sous le QR pour une identification facile

Le MemberID intégré dans chaque code QR devient la clé qui relie le système de répertoire à la plateforme de gestion des événements.

Phase 3 : Système de Suivi de Présence

Pour la gestion des événements, nous avons implémenté une solution mobile-first utilisant les smartphones existants :

Infrastructure de Scan :

• Les secrétaires d’événements utilisent leurs smartphones personnels avec l’application mobile de scanner Make.com
• Aucun matériel spécial requis - n’importe quelle caméra de smartphone fonctionne
• Les codes QR sont scannés sur place lors des réunions et événements syndicaux

Traitement des Données Conforme au RGPD :

• Toutes les données de présence sont stockées dans Airtable, qui assure la conformité RGPD
• Les données QR scannées sont automatiquement analysées et structurées
• Les informations des membres sont liées à des événements spécifiques

Workflows d’Automatisation :

• Les automatisations Make.com acheminent les données scannées vers les bonnes tables Airtable
• Correspondance automatique des événements basée sur la date du scan
• Visibilité en temps réel de la présence pour les organisateurs d’événements

Phase 4 : Qualité des Données & Scripts d’Automatisation

Pour garantir l’intégrité des données, nous avons développé des scripts d’automatisation personnalisés fonctionnant dans Airtable :

Analyseur vCard :

• Extrait automatiquement les données structurées des codes QR scannés
• Remplit les champs individuels : MemberID, nom, organisation, téléphone, e-mail, langue
• S’exécute automatiquement à l’arrivée de nouveaux scans

Auto-Population des Événements :

• Fait correspondre les enregistrements de présence aux événements programmés selon la date
• Lie automatiquement les scans au bon événement
• S’exécute selon un calendrier pour maintenir les données à jour

Détection des Doublons :

• Identifie quand le même membre scanne plusieurs fois dans l’heure
• Utilise un algorithme de fenêtre glissante pour une détection précise
• Empêche le double comptage dans les rapports de présence
• Le traitement par lots gère efficacement les événements à fort volume

Le Résultat

Le système déployé a transformé à la fois la gestion des contacts des membres et l’administration des événements, offrant une expérience intégrée fluide.

• Identité Membre Unifiée - Un seul code QR sert à la fois de carte de visite numérique et de pass de présence aux événements
• Self-Service pour les Secrétaires - Les secrétaires peuvent rapidement rechercher n’importe quel membre et renvoyer des codes QR à la demande, réduisant les demandes de support
• Check-in Mobile aux Événements - Les secrétaires d’événements suivent la présence en utilisant uniquement leurs smartphones, aucun équipement spécial nécessaire
• Flux de Données Automatisé - Les données de présence scannées sont automatiquement analysées, catégorisées et liées aux événements
• Conformité RGPD - Tout le traitement des données personnelles respecte les exigences européennes de confidentialité via le framework de conformité d’Airtable
• Prévention des Doublons - Des algorithmes de détection intelligents empêchent les doubles enregistrements accidentels aux événements
• Support Multilingue - Support complet pour le néerlandais, le français et l’anglais dans toutes les communications
• Aucun Investissement Matériel - La solution exploite les smartphones existants et les plateformes cloud
• Visibilité en Temps Réel - Les organisateurs d’événements voient les données de présence au fur et à mesure que les membres scannent
• Opérations Évolutives - Le système gère les imports en masse de plus de 1000 membres et le scan d’événements à fort volume
• Infrastructure Économique - L’architecture serverless signifie des coûts minimaux en l’absence de traitement actif

Technologies Utilisées

• Plateforme Cloud AWS - Architecture serverless pour le répertoire QR et la gestion des membres
• Airtable - Base de données conforme au RGPD pour le suivi de présence et les données des membres
• Make.com - Plateforme d’automatisation connectant le scan QR aux workflows de traitement des données
• Réseau de Distribution de Contenu - Distribution mondiale pour un accès rapide aux codes QR
• Stockage Cloud - Stockage sécurisé et durable pour les images de codes QR
• Services d’E-mail - E-mail transactionnel pour les notifications aux membres
• Gestion des Identités - Authentification sécurisée pour l’accès administratif
• Scripts d’Automatisation Personnalisés - Application de la qualité des données fonctionnant dans Airtable