Algemene Centrale ABVV Brussel - Vlaams Brabant

Le Défi

En avril 2020, la Belgique a été confrontée à la pandémie de COVID-19 et au premier confinement. L’Algemene Centrale ABVV Bruxelles - Brabant Flamand, une section syndicale de plus de 55 000 membres des secteurs de la construction, des services et de l’industrie, faisait face à un énorme défi : comment continuer à informer et soutenir leurs membres lorsque les visites physiques aux bureaux n’étaient plus possibles ?

Le syndicat dispose de plusieurs bureaux répartis à Bruxelles et dans le Brabant Flamand (Louvain, Aarschot, Diest, Tirlemont, Hal, Vilvorde, Liedekerke, Londerzeel et Asse), mais ceux-ci étaient soudainement fermés ou fonctionnaient avec une capacité limitée. Cependant, les membres avaient encore des questions urgentes sur leurs droits du travail, les allocations de chômage et l’assistance juridique - précisément à un moment où de nombreux travailleurs étaient mis en chômage temporaire.

Problèmes principaux :

• Aucune présence numérique centrale pour informer les membres sur les mesures COVID et les services
• Aucun moyen pour les membres de prendre rendez-vous en ligne
• Les nouveaux membres ne pouvaient pas s’inscrire numériquement
• Communication bilingue nécessaire (néerlandais et français) pour la base de membres diverse
• Les bureaux à capacité limitée avaient besoin d’un système pour étaler et planifier les visites
• Pression temporelle urgente due au confinement - chaque jour sans solution signifiait des membres qui ne pouvaient pas être aidés

Notre Approche

Compte tenu de l’urgence de la situation, nous avons choisi une approche pragmatique et rapide avec des technologies éprouvées pouvant être mises en œuvre rapidement.

Phase 1 : Mise en Place Rapide du Site Web

Dans les premiers jours, un site WordPress entièrement fonctionnel a été mis en place avec un design professionnel correspondant à l’identité visuelle de l’ACCG/FGTB. Le site a été immédiatement configuré de manière bilingue avec support pour le néerlandais et le français - essentiel pour le contexte bruxellois où les membres communiquent dans les deux langues nationales.

Phase 2 : Système de Rendez-vous & Inscription Numérique

Le cœur de la solution consistait en deux systèmes. Premièrement, le système de rendez-vous en ligne : les membres peuvent planifier indépendamment un rendez-vous au bureau de leur choix, à un moment qui leur convient. Le système tient compte de la capacité disponible par bureau et empêche la surréservation. Les confirmations et rappels automatiques garantissent que les membres n’oublient pas leur rendez-vous.

Deuxièmement, un formulaire d’inscription numérique a été implémenté. Les nouveaux membres peuvent s’inscrire entièrement en ligne sans avoir à se rendre dans un bureau - crucial pendant le confinement, mais aussi une valeur ajoutée durable par la suite pour les personnes qui ont du mal à venir pendant les heures de bureau.

Phase 3 : Contenu & Structure de l’Information

Une structure d’information claire a été mise en place avec des sections pour tous les emplacements de bureaux avec coordonnées et heures d’ouverture, informations sur l’adhésion et options d’inscription, actualités et mises à jour sur les mesures COVID et le droit du travail, et informations sur les services du syndicat (assistance juridique, dossiers de chômage, etc.).

Le Résultat

Le site web a été mis en ligne dans les deux semaines suivant le début du projet - une rapidité cruciale dans une situation de crise.

• Continuité des Services - Les membres ont pu continuer à compter sur le soutien de leur syndicat malgré le confinement
• Disponibilité 24h/24 - Le système de rendez-vous fonctionne jour et nuit, les membres planifient leurs rendez-vous quand cela leur convient
• Recrutement Numérique de Membres - Les nouveaux membres s’inscrivent en ligne sans visite au bureau
• Fonctionnement Plus Efficace des Bureaux - Les rendez-vous pré-planifiés permettent au personnel de mieux se préparer et minimisent le temps d’attente pour les membres
• Accessibilité Bilingue - Tous les membres sont servis dans leur propre langue (NL/FR)
• Solution Évolutive - Le système a évolué avec les mesures COVID changeantes et reste utilisé à ce jour

Technologies Utilisées

• WordPress avec support bilingue (NL/FR)
• Système de rendez-vous en ligne (plugin de réservation)
• Formulaires d’inscription numériques
• Design responsive pour mobile et desktop
• Sécurité SSL
• Hébergement optimisé pour une disponibilité fiable