ACCG Brussels Vlaams-Brabant

De Uitdaging

ACCG Brussels Vlaams-Brabant (Algemene Centrale - Centrale Générale), een Belgische vakbond die werknemers vertegenwoordigt in de bouw-, diensten- en industriesectoren, stond voor aanzienlijke uitdagingen op twee samenhangende gebieden: het beheren en distribueren van digitale contactinformatie, en het bijhouden van ledenaanwezigheid bij vakbondsevenementen.

De vakbond had een moderne, efficiënte manier nodig voor afgevaardigden en vertegenwoordigers om hun professionele contactgegevens te delen, terwijl er ook een eenvoudige methode nodig was voor evenementsecretarissen om aanwezigheid te registreren bij vakbondsvergaderingen en -evenementen. Traditionele visitekaartjes waren verouderd, handmatige aanwezigheidsregistratie was foutgevoelig, en er was geen gecentraliseerd systeem dat ledengegevens koppelde aan evenementdeelname.

Kernproblemen:

• Handmatige aanmaak van individuele contactkaarten was extreem tijdrovend voor 1000+ leden
• Geen gecentraliseerd systeem om contactinformatie van leden te beheren
• Aanwezigheid bij evenementen werd handmatig op papier bijgehouden, wat leidde tot fouten en verloren gegevens
• Moeilijkheid om contactinformatie up-to-date te houden binnen de organisatie
• Geen manier om ledenaanwezigheid bij evenementen snel en betrouwbaar te verifiëren
• AVG-nalevingsvereisten voor het verwerken van persoonlijke gegevens van leden
• Evenementsecretarissen hadden een mobiel-vriendelijke oplossing nodig die geen speciale hardware vereiste

Onze Aanpak

We ontwierpen en bouwden een volledig geïntegreerde oplossing die cloud-native QR-code beheer combineert met een AVG-conform aanwezigheidsregistratiesysteem. De architectuur maakt gebruik van serverless computing voor de QR-directory en verbindt naadloos met een low-code automatiseringsplatform voor evenementbeheer.

Fase 1: QR-code Directory Platform

We ontwierpen een serverless oplossing op AWS die de volledige QR-code levenscyclus beheert:

• Secretaris zoekinterface - waarmee secretarissen leden kunnen opzoeken en QR-codes op aanvraag kunnen versturen wanneer leden hun originele e-mail kwijt zijn
• Admin dashboard - voor beheerders om leden te beheren, gegevens te importeren en het systeem te monitoren
• Geautomatiseerde e-maillevering - gepersonaliseerde QR-codes rechtstreeks naar leden versturen

Elke QR-code bevat volledige vCard-contactinformatie plus een unieke MemberID - deze identifier dient een dubbel doel: het identificeren van het lid in de directory en het mogelijk maken van aanwezigheidsregistratie bij evenementen.

Fase 2: QR-code Generatie met Evenementintegratie

Het QR-code generatiesysteem maakt professionele, merkgebonden contactkaarten met ingebouwde evenementvolgmogelijkheid:

• Volledige vCard-contactgegevens (naam, titel, telefoon, e-mail, website)
• Ingebedde MemberID-veld voor scannerintegratie
• Taalvoorkeur-codering voor meertalige communicatie
• Bedrijfsbranding met automatische logo-overlay
• Ledennaam weergegeven onder de QR voor eenvoudige identificatie

De MemberID die in elke QR-code is ingebed, wordt de sleutel die het directorysysteem verbindt met het evenementbeheerplatform.

Fase 3: Aanwezigheidsregistratiesysteem

Voor evenementbeheer implementeerden we een mobile-first oplossing met bestaande smartphones:

Scan-infrastructuur:

• Evenementsecretarissen gebruiken hun persoonlijke smartphones met de Make.com mobiele scanner-app
• Geen speciale hardware nodig - elke smartphonecamera werkt
• QR-codes worden ter plaatse gescand bij vakbondsvergaderingen en evenementen

AVG-conforme Gegevensverwerking:

• Alle aanwezigheidsgegevens worden opgeslagen in Airtable, dat AVG-compliance biedt
• Gescande QR-gegevens worden automatisch geparsed en gestructureerd
• Ledeninformatie wordt gekoppeld aan specifieke evenementen

Automatiseringsworkflows:

• Make.com-automatiseringen routeren gescande gegevens naar de juiste Airtable-tabellen
• Automatische evenementkoppeling op basis van scandatum
• Realtime aanwezigheidszichtbaarheid voor evenementorganisatoren

Fase 4: Datakwaliteit & Automatiseringsscripts

Om gegevensintegriteit te waarborgen, ontwikkelden we aangepaste automatiseringsscripts die binnen Airtable draaien:

vCard Parser:

• Extraheert automatisch gestructureerde gegevens uit gescande QR-codes
• Vult individuele velden in: MemberID, naam, organisatie, telefoon, e-mail, taal
• Draait automatisch wanneer nieuwe scans binnenkomen

Evenement Auto-Populatie:

• Koppelt aanwezigheidsrecords aan geplande evenementen op basis van datum
• Linkt scans automatisch aan het juiste evenement
• Draait op schema om gegevens actueel te houden

Duplicaatdetectie:

• Identificeert wanneer hetzelfde lid meerdere keren scant binnen een uur
• Gebruikt een sliding window-algoritme voor nauwkeurige detectie
• Voorkomt dubbeltelling in aanwezigheidsrapporten
• Batchverwerking handelt evenementen met hoog volume efficiënt af

Het Resultaat

Het geïmplementeerde systeem transformeerde zowel ledencontactbeheer als evenementadministratie, en leverde een naadloze geïntegreerde ervaring.

• Uniforme Ledenidentiteit - Eén QR-code dient als zowel digitaal visitekaartje als evenementaanwezigheidspas
• Self-Service voor Secretarissen - Secretarissen kunnen snel elk lid opzoeken en QR-codes op aanvraag opnieuw versturen, wat ondersteuningsverzoeken vermindert
• Mobiele Evenement Check-in - Evenementsecretarissen registreren aanwezigheid met alleen hun smartphones, geen speciale apparatuur nodig
• Geautomatiseerde Gegevensstroom - Gescande aanwezigheidsgegevens worden automatisch geparsed, gecategoriseerd en gekoppeld aan evenementen
• AVG-compliance - Alle verwerking van persoonsgegevens voldoet aan Europese privacyvereisten via Airtable’s compliance-framework
• Duplicaatpreventie - Slimme detectie-algoritmen voorkomen onbedoelde dubbele registraties bij evenementen
• Meertalige Ondersteuning - Volledige ondersteuning voor Nederlands, Frans en Engels in alle communicatie
• Geen Hardware-investering - De oplossing maakt gebruik van bestaande smartphones en cloudplatforms
• Realtime Zichtbaarheid - Evenementorganisatoren zien aanwezigheidsgegevens terwijl leden inscannen
• Schaalbare Operaties - Het systeem verwerkt bulk-imports van 1000+ leden en high-volume evenementscanning
• Kostenefficiënte Infrastructuur - Serverless architectuur betekent minimale kosten wanneer er niet actief wordt verwerkt

Gebruikte Technologieën

• AWS Cloud Platform - Serverless architectuur voor de QR-directory en ledenbeheer
• Airtable - AVG-conforme database voor aanwezigheidsregistratie en ledengegevens
• Make.com - Automatiseringsplatform dat QR-scanning verbindt met gegevensverwerkingsworkflows
• Content Delivery Network - Wereldwijde distributie voor snelle QR-code toegang
• Cloud Storage - Veilige, duurzame opslag voor QR-code afbeeldingen
• E-mailservices - Transactionele e-mail voor ledenmeldingen
• Identiteitsbeheer - Veilige authenticatie voor administratieve toegang
• Aangepaste Automatiseringsscripts - Datakwaliteitshandhaving binnen Airtable