Algemene Centrale ABVV Brussel - Vlaams Brabant

De Uitdaging

In april 2020 werd België geconfronteerd met de COVID-19 pandemie en de eerste lockdown. De Algemene Centrale ABVV Brussel - Vlaams Brabant, een vakbondsafdeling met meer dan 55.000 leden uit de bouw-, diensten- en industriesectoren, stond voor een enorme uitdaging: hoe konden zij hun leden blijven informeren en ondersteunen wanneer fysieke kantoorbezoeken niet meer mogelijk waren?

De vakbond beschikt over meerdere kantoren verspreid over Brussel en Vlaams-Brabant (Leuven, Aarschot, Diest, Tienen, Halle, Vilvoorde, Liedekerke, Londerzeel en Asse), maar deze waren plots gesloten of werkten met beperkte capaciteit. Leden hadden echter nog steeds dringende vragen over hun arbeidsrechten, werkloosheidsuitkeringen en juridische bijstand - net in een periode waarin veel werknemers tijdelijk werkloos werden.

Kernproblemen:

• Geen centrale digitale aanwezigheid om leden te informeren over COVID-maatregelen en dienstverlening
• Geen mogelijkheid voor leden om online afspraken te maken
• Nieuwe leden konden zich niet digitaal inschrijven
• Tweetalige communicatie noodzakelijk (Nederlands en Frans) voor het diverse ledenbestand
• Kantoren met beperkte capaciteit hadden een systeem nodig om bezoeken te spreiden en te plannen
• Urgente tijdsdruk door de lockdown - elke dag zonder oplossing betekende leden die niet geholpen konden worden

Onze Aanpak

Gezien de urgentie van de situatie kozen we voor een pragmatische, snelle aanpak met bewezen technologieën die snel geïmplementeerd konden worden.

Fase 1: Snelle Website Opzet

Binnen de eerste dagen werd een volledig functionele WordPress website opgezet met een professioneel design dat aansluit bij de huisstijl van ACCG/ABVV. De website werd direct tweetalig opgezet met ondersteuning voor Nederlands en Frans - essentieel voor de Brusselse context waar leden in beide landstalen communiceren.

Fase 2: Afsprakensysteem & Digitale Inschrijving

Het hart van de oplossing bestond uit twee systemen. Ten eerste het online afsprakensysteem: leden kunnen zelfstandig een afspraak inplannen bij het kantoor van hun keuze, op een tijdstip dat hen past. Het systeem houdt rekening met de beschikbare capaciteit per kantoor en voorkomt overboeking. Automatische bevestigingen en herinneringen zorgen ervoor dat leden hun afspraak niet vergeten.

Ten tweede werd een digitaal inschrijvingsformulier geïmplementeerd. Nieuwe leden kunnen zich volledig online aanmelden zonder naar een kantoor te moeten komen - cruciaal tijdens de lockdown, maar ook nadien een blijvende meerwaarde voor mensen die moeilijk tijdens kantooruren kunnen langskomen.

Fase 3: Content & Informatie Structuur

Een duidelijke informatiestructuur werd opgezet met secties voor alle kantoorlocaties met contactgegevens en openingsuren, lidmaatschapsinformatie en aanmeldingsmogelijkheden, nieuws en updates over COVID-maatregelen en arbeidsrecht, en informatie over de diensten van de vakbond (juridische hulp, werkloosheidsdossiers, etc.).

Het Resultaat

De website ging binnen twee weken na de start van het project live - een cruciale snelheid in een crisissituatie.

• Continuïteit van dienstverlening - Leden konden ondanks de lockdown blijven rekenen op ondersteuning van hun vakbond
• 24/7 bereikbaarheid - Het afsprakensysteem werkt dag en nacht, leden plannen afspraken wanneer het hen uitkomt
• Digitale ledenwerving - Nieuwe leden schrijven zich online in zonder kantoorbezoek
• Efficiëntere kantoorwerking - Door vooraf geplande afspraken kunnen medewerkers zich beter voorbereiden en is de wachttijd voor leden minimaal
• Tweetalige toegankelijkheid - Alle leden worden bediend in hun eigen taal (NL/FR)
• Schaalbare oplossing - Het systeem groeide mee met de veranderende COVID-maatregelen en blijft tot vandaag in gebruik

Gebruikte Technologieën

• WordPress met tweetalige ondersteuning (NL/FR)
• Online afsprakensysteem (booking plugin)
• Digitale inschrijvingsformulieren
• Responsive design voor mobiel en desktop
• SSL-beveiliging
• Geoptimaliseerde hosting voor betrouwbare uptime